Navodila za vnos nove pogodbe in odtegljajev za direktne bremenitve SEPA

Preden pričnete z uporabo modula direktna obremenitev je potrebno v šifrantu kart ali pa v šifrantu storitev (odvisno, za katere postavke boste odobrili plačilo na pogodbo) vključiti funkcijo 'Pogodbena karta' (v šifrantu kart) ali 'Pogodbeni artikel' (v šifrantu storitev). Program bo dovolil sklenitev pogodbe le na postavkah, ki bodo imele vključeno opisano nastavitev. V šifrantu kart obvezno na karti vključite (črna kljukica) tudi funcijo 'Veljavnost karte je vedno od zadnje veljavne'. 

1. Otvoritev nove direktne bremenitve

Stranki izročite pristopno izjavo katero izpolni s svojimi osebnimi podatki in se odloči katero karto bo koristila.

Medtem v programu eCheck odprete šifrant strank in poiščete stranko, katera sklepa pogodbo. Če še ni vpisana to storite. Sedaj se postavite na zavihek Pogodbe in kliknite na gumb 'Dodaj' na spodnjem kontrolniku. Program bo kreiral novo št. pogodbe, ki je ne morete popravljati. Št. je unikatna in se ne ponavlja. Na spustnem meniju 'Vrsta pogodbe' izberite 'Direktna obremenitev'. Nastavite še datum od-do (trajanje pogodbe) in vnos zaključite s klikom na gumb 'Shrani'. Sedaj na pristopno izjavo (pogodbo) pod rubriko 'Referenca' prepišite 'Številko pogodbe' katera je prikazana na zavihku 'Pogodbe' v šifrantu strank. Prek te številke bo program prepoznal novo otvoritev direktne obremenitve.

V šifrant strank je na zavihku 'Osnovni podatki' potrebno pri polju 'TRR' vpisati transakcijski račun stranke.

Če stranka nima vpisane TRR številke ne boste mogli pošiljati paketov za direktne obremenitve (program strank z manjkajočimi podatki ne bo upošteval)!

Priporočamo, da se zraven pristopne izjave priloži tudi list s tabelo, ki vključuje datume odtegljajev in zneske (glej primer spodaj). Ta tabela nam bo v pomoč pri vnosu odloženih plačil v program.

Zap. Št.Datum obremenitve (odtegljaja)Znesek
18.10.2014120,00
28.11.2014120,00
38.12.2014120,00
48.01.2015120,00
58.02.2015120,00


2. Vnos obrokov

Že v šifrantu strank lahko kliknete na gumb 'Blagajna'. To storite na stranki za katero želite vnesti obroke (Odložena plačila). V blagajni poiščete karto, ki jo bo stranka vzela na direktno obremenitev. V večini primerov so to mesečne karte.  Karto dodate na račun in kliknete na gumb 'Odloženo plačilo'. Nastavite datum (dan v mesecu) na katerega se bodo izvajali odtegljaji. Če stranka izbere oz. vi omogočate, da se bremenitev izvede vsakega 8 v mesecu, potem tukaj vnesite prvi 8 dan v mesecu, ki sledi. Takrat se bo pri stranki izvedel odtegljaj prvega obroka. Pazite le da je ta dan vsaj 6 dni naprej od dneva ko vnašamo pogodbo. Če pogodbo vnašamo 3.10. potem lahko za Datum zapadlosti izberemo 8.11. in ne 8.10. kajti banke zahtevajo, da datoteko s podatki za odgetljaje pošljete vsaj 6 dni preden je potrebno opraviti odtegljaj.

Polje 'Datum pogodbe' ni potrebno popravljati. Še nižje spodaj pa se prikaže spustni meni, v katerem se izpiše 'Naziv pogodbe'. Če ima stranka sklenjenih več pogodb, morate tukaj izbrati pogodbo, k kateri bo »pripel« obrok oz. račun. V polje 'Mesečne ponovitve' vpišite koliko obrokov naj program vnese.

Ko zaključite vnos, predlagam da v šifrantu strank na gumbu 'Odložena plačila' prevrite točnost vnesenih podatkov. Če se pri vnosu obroka zmotite, lahko odloženo plačilo pobrišete, tako da na vrstico kliknete z desno tipko miške in izberete ukaz 'Briši'.

3. Uvoz datotek, ki jih banka pošlje prek programa Proklik

Banka nam prek Proklika ali elektronske pošte pošilja datoteke. Prejete datoteke shranite v mapo na lokaciji 'c:\1Klik\Documents\SEPA' in jih potem preberete prek programa eCheck. V programu eCheck v meniju izberete Pregledi->Pregledi. Na zavihku 'Zbirno' poiščete izpis 'SEPA – analiza prejetih datotek'. Nastavite datumsko obdobje za katero želite pregledati prejete datoteke in izbor potrdite z gumbom 'Osveži'. Program bo uvozil podatke o uspešno opravljenih odtegljajih in v kolikor ste želeli, tudi samodejno poknjiži račune. V nasprotnem primeru za uspešno opravljene odtegljaje izdelate račune in označite, da so bili plačni. Za neuspešno izvedene odtegljaje prav tako izdelate račune in jih pošljete strankam na njihov naslov, da jih plačajo ročno.

4. Kreiranje datotek za banko
Najmanj 6 dni preden naj bi banka izvedla odtegljaje je potrebno kreirati datoteko z direktnimi bremenitvami in jo prek programa Proklik ali prek elektronske pošte poslati banki.

Odprete program SIS in desno spodaj izberete gumb 'Prenos podatkov'. Program bo iz eChecka naredil prenos podatkov. Ko se zapre črno okno, v meniju zgoraj desno izberete opcijo 'Direktne bremenitve'. V oknu zgoraj levo nastavite datumsko obdobje za katerega delate izvoz. Če strankam omogočate odtegljaje le 8 v mesecu, tukaj nastavite od 8.10. do 8.10 tako da bo zajel le obroke, ki morajo biti plačani 8.10. Z gumbom 'Osveži', program prikaže obroke, ki imajo datum valute nastavljen na 8.10.

Banke zahtevajo, da so obroki strank, ki so na novo pristopile v sistem označene kot 'Prvo pošiljanje'. Na desni strani v kvadratu 'Pošlji' izberemo opcijo 'Prvo pošiljanje' in ponovno gumb 'Osveži'. Sedaj z gumbom 'Izvoz bremenitev XML' naredimo izvoz podatkov. V oknu, ki se odpre nastavimo datum 'Izberi datum za bremenitev'. Tukaj nastavimo, kdaj dejansko naj banka izvede odtegljaj. Tukaj bodite posebaj pozorni, ker ta datum ne sme biti na vikend ali praznik! Banke ne bodo samodejno naredile bremenitev prvi delovni dan, ampak morate biti na to pozorni sami. Sedaj kliknete na gumb 'Izvoz' in datoteko shranite na želeno mesto in jo ustrezno poimenujete. Postopek ponovite še za 'Nadaljna pošiljanja' se pravi za stranke katerim smo prvo pošiljanje že izvedli.

Dokumenti